Open Docs bv

Content Lifecycle Management Services (CLM) is een product van Open Text Corporation voor de high end markt: organisaties met meer dan 500 medewerkers en documentintensieve of streng gereguleerde processen.

Concept achter CLM Services

CLM Services stelt dat je voor alle bedrijfscontent dezelfde spelregels wilt hanteren ten aanzien van:

• beveiliging / autorisatie;
• opslag (storage);
• Records Management (bewaartermijnen, vernietigen);
• zoeken en terugvinden

..maar wel je bestaande applicaties wilt blijven gebruiken en vermijden dat gebruikers weer nieuwe applicaties moeten aanleren. Bedrijfscontent bestaat grofweg uit email (zowel in Exchange als lokale PST-bestanden), netwerkschijven, Sharepoint en transacties in bijvoorbeeld SAP.

De business case is simpel: zorg voor centrale regie over alle bedrijfscontent, terwijl de gebruiker gewoon blijft werken in SAP, Outlook, Office en Sharepoint. De centrale regie zorgt voor “ontdubbeling” van opslag, voor archivering en eventueel voor vernietiging en hiermee voor kostenreductie in beheer.

CLM Propositie

Een doordachte ECM-strategie bevat onder meer het centraal beheer van metadata – metadata vormt de logische brug tussen verschillende applicaties die betrokken zijn bij hetzelfde proces of dezelfde content.

Een eenvoudig voorbeeld van de krachtige combinatie van SAP en Livelink is Invoice Management: het proces vindt grotendeels plaats in SAP, de content (factuur) staat in Livelink. De SAP-gebruiker kan met 1 klik de factuur openen. Daarnaast zorgt Records Management voor het veiligstellen en archiveren van alle informatie die bij deze factuur hoort. Deze screenshots tonen de praktische waarde direct aan:

CLM voor Sharepoint

CLM brengt een laag aan tussen Sharepoint en de ‘Enterprise Library Services’; deze laag heet:  ‘Content Services for SharePoint’.

Deze laag zorgt ervoor dat SharePoint wordt uitgebreid met archivering, records management, zoekmogelijkheden en metadata. ELS is zo ontworpen dat het fungeert als spin in het web die al deze behoeften bedrijfsbreed, voor verschillende applicaties en op verschillende fysieke locaties vervult, dus in het voorbeeld voor zowel Sharepoint als SAP.

Bovenop de ‘Content Services for SharePoint’, bevinden zich de frameworks voor specifieke applicaties zoals Case Management. Deze kunnen gebruikt worden als basis voor klant specifieke wensen, dit kan SharePoint implementaties aanzienlijk versnellen. Sharepoint is nu eenmaal een vrij plat product, dat pas waarde gaat toevoegen als het meer biedt dan de bekende netwerkschijf.

CLM stelt de Sharepoint-gebruiker in staat om:

• Opslagregels te configureren, zoals bestandsgrootte, documenttype, etc, waarmee bepaald wordt waar en wanneer SharePoint content automatisch moet worden gearchiveerd;
• handmatig via een SharePoint menu  documenten toe te voegen aan het archief;
• metadata op te slaan in Open Text Enterprise Library Services en hierop te zoeken of hiermee andere opslagsystemen / applicaties te koppelen;
• te zoeken en bladeren via “vaste” of virtuele folders; virtuele folders zijn een combinatie van metadata en zoeken / queries zodat gebladerd kan worden langs elke denkbare structuur of taxonomie.

Vaak wordt SharePoint geïntroduceerd als het belangrijkste middel voor samenwerken rondom documenten. Hierbij is het belangrijk dat er vooraf wordt nagedacht over het introduceren van Life Cycle Management zodat Sharepoint niet alleen maar blijft groeien.

Een typische valkuil bij SharePoint is dat er wildgroei aan sites en libraries ontstaat; het eenvoudigweg verwijderen van sites na bijvoorbeeld het beëindigen van een project is meestal geen optie en zo blijft Sharepoint groeien. Content LifeCycle Management van Open Text biedt hier een oplossing: de Sharepoint site kan na operationeel gebruik worden verwijderd, maar de content en structuur blijven behouden in het archief (Enterprise Library).

De live SharePoint omgeving blijft dan schoon en minimalistisch, terwijl er wel via de SharePoint Search gezocht kan worden naar gearchiveerde data. Aan het eind van de bewaarperiode kan deze content alsnog automatisch verwijderd worden.

Onze consultants kunnen u meer vertellen over de waarde van dit product voor uw organisatie. Zie ook:

Open Text Content Lifecycle Management Services for Microsoft SharePoint 10.1 Released!

En zie voor de certificering voor Records Management ook het Reuters persbericht.