Service offerings

Service offerings zijn template projecten gebaseerd op ervaringen bij andere klanten. Voordeel is dat het wiel niet opnieuw hoeft te worden uitgevonden en dat er geen verrassingen optreden bij invoering in uw eigen organisatie.

	Uitvoeren van een Document Management Quickscan Is Document Management iets voor u? De quickscan levert het antwoord op deze vraag. Het uitvoeren van de DM quickscan is een goed middel om snel te bepalen of uw organisatie baat heeft bij digitalisering en efficienter samenwerken. Deze quickscan levert een rapport op met daarin bevindingen en aanbevelingen over: beleid rond document documentbeheer; IT-middelen in relatie tot document management; hebben we wel nieuwe software nodig? hoe document management is belegd in de organisatie; bepalen van de roadmap: hoe gaan we nu verder?
	Invoering van digitaal archief Laat ons helpen met het invoeren van een digitaal archief in uw organisatie; hiermee bereikt u het volgende: Snel en eenduidig het archief kunnen raadplegen Archiefbelangen van de organisatie veiliggesteld Documentlevenscyclus ingevoerd Up-to-date procedures en werkinstructies Getrainde gebruikers Ruimtebesparing Basis gelegd voor thuiswerken
	Invoering van een DMS/RMA Als uw organisatie groter wordt en/of aan meer regelgeving moet voldoen, kunt u niet meer volstaan met de netwerkschijf en individueel inzicht voor opslag van relevante bedrijfsdocumenten. Invoering van een Document Management Systeem (DMS) met archieffunctie (Records Management Archief – RMA) is een logische stap. Open Docs adviseert u over de aanpak en de middelen. Wij voeren ofwel de gehele regie, ofwel leveren specialisten in diverse rollen: project managers, architecten en Open Text en SharePoint consultants.
	Invoering van digitale dossiers Laat ons helpen met de invoering van digitale dossiers op basis van SharePoint 2010 of Open Text Content Server; hiermee bereikt u het volgende: Veilige digitale dossiers Toegang en alle mutaties traceerbaar Dossiers zijn altijd uptodate en schoon Iedereen weet welk stuk waar te vinden is Systeem bewaakt termijnen (notificaties / signaleringen) Dagelijkse werkwijzen afgestemd op digitale dossiers Vindbaar op tal van zelf definieerbare kenmerken (denk aan Dossiereigenaar, Datum creatie/wijziging, Mate van vertrouwelijkheid en Status)
	Invoering van centrale digitale postkamer Verhogen van klanttevredenheid, minder tijd besteden aan bij elkaar zoeken van papieren en in 1 klik het klantdossier openen. Of u nu thuis werkt of op de zaak. Wij hebben bij diverse grotere organisaties digitale postkamers geïmplementeerd. We betrekken in onze impactanalyse alle aspecten die spelen: juridisch, organisatorisch, middelen, risico’s, top-10 handelingen en ICT. Voor scanning passen we Kofax Capture of KnowledgeLake toe, voor opslag en distributie passen we Open Text Content Server toe of SharePoint2010/2013. Zie ook de datasheet .
	Invoering van workflow en digitaal tekenen voor waardevolle documenten Sommige documenten zijn belangrijker dan andere. De wetgeving op uw afzetmarkt kan eisen stellen aan de inhoud en totstandkoming van documenten en hun goedkeuring / ondertekening. Digitalisering verbetert altijd de algehele efficiency, maar vaak vormen workflows en de mogelijkheid om digitaal te kunnen tekenen een uitdaging. Wij hebben dergelijke oplossingen al eerder gerealiseerd, zowel op het Open Text platform (Regulated Documents) als op het SharePoint platform. Wij kunnen een dergelijke oplossing ook leveren voor uw organisatie. Zie ook de presentatie van Open Docs gegeven op het Heliview congres in 2011.
	Migratie van Open Text Livelink naar SharePoint (2010/2013) SharePoint is van origine een op samenwerking gerichte tool en minder gericht op document management; Open Text heeft zich altijd meer gericht op document management en records management. Als uw organisatie alle wensen en eisen wil invullen van DM tot en met WCM en Records Management, wat is dan verstandig? Een combinatie van Open Text Content Server en SharePoint? Of volstaat een van deze producten? Gegeven deze probleemstelling gaan we samen met u als volgt te werk: Opstellen van de Business Case: wat zijn de kosten en baten? kiezen tussen Sharepoint als vervanger of als portal Licentie- en projectkosten Operationele kosten Bouw van een Proof of Concept Test de techniek; wij hanteren een combinatie van standaardsoftware en eigen tooling om content, metadata en audits te migreren Toets de nieuwe werkwijzen Uitvoeren van Pilots Toetsing aan praktijk Toetsing rollout methode Basis voor migratieplanning Rollout en nazorg Verandermanagement Migratiedashboard Neem contact op om van gedachten te wisselen over combineren van SharePoint en Livelink of vervanging.