Uitvoeren van een Document Management Quickscan

Is Document Management iets voor u? De quickscan levert het antwoord op deze vraag. Het uitvoeren van de DM quickscan is een goed middel om snel te bepalen of uw organisatie baat heeft bij digitalisering en efficienter samenwerken. Deze quickscan levert een rapport op met daarin bevindingen en aanbevelingen over:

• beleid rond document documentbeheer;
• IT-middelen in relatie tot document management; hebben we wel nieuwe software nodig?
• hoe document management is belegd in de organisatie;
• bepalen van de roadmap: hoe gaan we nu verder?

Invoering van digitaal archief

Laat ons helpen met het invoeren van een digitaal archief in uw organisatie; hiermee bereikt u het volgende:

• Snel en eenduidig het archief kunnen raadplegen
• Archiefbelangen van de organisatie veiliggesteld
• Documentlevenscyclus ingevoerd
• Up-to-date procedures en werkinstructies
• Getrainde gebruikers
• Ruimtebesparing
• Basis gelegd voor thuiswerken

Invoering van een DMS/RMA

Als uw organisatie groter wordt en/of aan meer regelgeving moet voldoen, kunt u niet meer volstaan met de netwerkschijf en individueel inzicht voor opslag van relevante bedrijfsdocumenten. Invoering van een Document Management Systeem (DMS) met archieffunctie (Records Management Archief – RMA) is een logische stap.

Open Docs adviseert u over de aanpak en de middelen. Wij voeren ofwel de gehele regie, ofwel leveren specialisten in diverse rollen: project managers, architecten en Open Text en SharePoint consultants.

Invoering van digitale dossiers

Laat ons helpen met de invoering van digitale dossiers op basis van SharePoint 2010 of Open Text Content Server; hiermee bereikt u het volgende:

• Veilige digitale dossiers
• Toegang en alle mutaties traceerbaar
• Dossiers zijn altijd uptodate en schoon
• Iedereen weet welk stuk waar te vinden is
• Systeem bewaakt termijnen (notificaties / signaleringen)
• Dagelijkse werkwijzen afgestemd op digitale dossiers
• Vindbaar op tal van zelf definieerbare kenmerken (denk aan Dossiereigenaar, Datum creatie/wijziging, Mate van vertrouwelijkheid en Status)

Migratie van Open Text Livelink naar SharePoint (2007/2010)

SharePoint is van origine een op samenwerking gerichte tool en minder gericht op document management; Open Text heeft zich altijd meer gericht op document management en records management. Als uw organisatie alle wensen en eisen wil invullen van DM tot en met WCM en Records Management, wat is dan verstandig? Een combinatie van Open Text Content Server en SharePoint? Of volstaat een van deze producten?

Gegeven deze probleemstelling gaan we samen met u als volgt te werk:

• Opstellen van de Business Case: wat zijn de kosten en baten?
  1. kiezen tussen Sharepoint als vervanger of als portal
  2. Licentie- en projectkosten
  3. Operationele kosten
• Bouw van een Proof of Concept
  1. Test de techniek; wij hanteren een combinatie van standaardsoftware en eigen tooling om content, metadata en audits te migreren
  2. Toets de nieuwe werkwijzen
• Uitvoeren van Pilots
  1. Toetsing aan praktijk
  2. Toetsing rollout methode
  3. Basis voor migratieplanning
• Rollout en nazorg
  1. Verandermanagement
  2. Migratiedashboard

Wij verzorgen ook migraties van Lotus Notes naar SharePoint 2010 volgens dezelfde methodiek, ondersteund met tooling van CimTrek.

Invoering van workflow en digitaal tekenen voor waardevolle documenten

Sommige documenten zijn belangrijker dan andere. De wetgeving op uw afzetmarkt kan eisen stellen aan de inhoud en totstandkoming van documenten en hun goedkeuring / ondertekening. Digitalisering verbetert altijd de algehele efficiency, maar vaak vormen workflows en de mogelijkheid om digitaal te kunnen tekenen een uitdaging.
Wij hebben dergelijke oplossingen al eerder gerealiseerd, zowel op het Open Text platform (Regulated Documents) als op het SharePoint platform. Wij kunnen een dergelijke oplossing ook leveren voor uw organisatie. Zie ook de presentatie van Open Docs gegeven op het Heliview congres in 2011.