De provincie Zuid-Holland maakt intensief gebruik van een documentmanagementsysteem (DMS) voor het creëren, opslaan en beheren van alle provinciale documenten. Ook de agenda’s voor Statenvergaderingen en commissievergaderingen, inclusief de onderliggende vergaderstukken, worden in het DMS beheerd. Tot nu toe was het opstellen van de agenda´s voor deze vergaderingen een arbeidsintensief proces. Dit proces moest efficiënter worden en gebruikers moeten kunnen vergaderen met een tablet, zoals een iPad.

Open Docs heeft in opdracht van de Provincie Zuid-Holland een oplossing ontwikkeld waarmee agenda’s op een efficiënte manier worden opgesteld, beheerd en gepubliceerd. Het gebruik van het nieuwe agendasysteem bespaart veel handmatige en foutgevoelige werkzaamheden. Hierbij worden vergaderstukken automatisch gekoppeld aan de agenda. De agenda wordt gepubliceerd in meerdere formaten zoals PDF, ZIP en HTML. De oplossing sluit modulair aan op het bestaande DMS Livelink van leverancier Open Text.

Lees het hele artikel hier.

Veel van onze klanten zijn enthousiast over de collaboratiemogelijkheden van SharePoint. SharePoint heeft tevens een behoorlijke ontwikkeling doorgemaakt op het vlak van Document Management en Records Management.

We merken dat op managementniveau er vaak te makkelijk wordt gedacht over het vervangen van het ene content managementsysteem door het andere, in dit geval Livelink (Content Server) door SharePoint. Wij bieden daarom de mogelijkheid aan om eens van gedachten te wisselen over dit thema. Is vervanging wel verstandig? Is de combinatie zinvol gegeven uw specifieke situatie?  Wat  is het volwassenheidsniveau rond document management en records management in uw organisatie? Overweeg eens om ons mee te laten denken. Zie ook hier.

In sommige gevallen raden we migraties af of stellen voor om de combinatie te overwegen. Bij de praktijkcases beschrijven we kort een voltooide migratiecase bij FrieslandCampina. Hier is wel besloten om over te stappen van Open Text Livelink naar SharePoint. Inmiddels zijn we een jaar verder en kunnen we u vertellen of gebruikers de migratie ervaren als een succes.

Informatie delen wordt aantrekkelijker door SharePoint. Juist door de enorme mogelijkheden die SharePoint biedt, kan ongeleid gebruik echter leiden tot teleurstellingen. Informatie zou door toepassing van SharePoint juist beter vindbaar moeten zijn toch?

Het tevoren opstellen van spelregels en het toepassen hiervan door structuur en permissies in te regelen in SharePoint wordt ook wel SharePoint Governance genoemd. Het is geen populair onderwerp onder IT-ers en gebruikers beginnen er zelf niet over.

Er wordt veel geschreven over Governance, te beginnen bij Microsoft zelf. Klanten die al langer werken met SharePoint onderkennen ook de noodzaak om spelregels te hanteren, zodat SharePoint aantrekkelijk blijft, beheersbaar blijft en er geen veiligheidslekken ontstaan.

Hoe goed je Governance ook inregelt, al snel ontstaat de noodzaak om systeembreed verantwoording af te leggen over bijvoorbeeld de autorisaties: is vertrouwelijke informatie wel juist geautoriseerd? Ook na jaren SharePoint-gebruik? Er zijn verschillende mogelijkheden om zelf controles en auditrapportages te bouwen, maar er zijn ook producten verkrijgbaar voor SharePoint Governance: de leverancier Axceler speelt in op deze behoefte.

Axceler biedt software die organisaties helpt om SharePoint betrouwbaar en beheersbaar te houden zonder de gebruikersvriendelijkheid teveel in te perken. We hebben inmiddels ervaring opgedaan met producten van Axceler. Afhankelijk van de toepassing van SharePoint kunnen de producten van Axceler ook voor uw organisatie waardevol zijn. Neem contact op met ons om nader kennis te maken met ons en om eventueel de producten van Axceler te demonstreren. We kunnen u dan tevens vertellen wat onze ervaringen zijn in de praktijk.

Sharepoint is een systeem dat functionaliteit biedt om digitale vormen van samenwerking mogelijk te maken. Voor veel midsize bedrijven biedt Sharepoint een goede opstap naar een serieus documentbeheersysteem. Grotere klanten die al beschikken over een volwaardig ECM-systeem zoals Filenet, Documentum of Livelink, verwachten ook de vruchten te plukken van Sharepoint: bredere gebruikersacceptatie en lagere operationele kosten.

Wij zien dat onze grotere klanten kiezen uit ofwel vervangen van hun ECM-systeem ofwel kiezen voor “best of both worlds” – zie voor dit laatste ook het artikel over Content Lifecycle Management voor Sharepoint.
De inrichting van Sharepoint begint meestal met de inrichting van opslagstructuren (sites, libraries, folders etc) om bedrijfsdocumentatie, kwaliteitshandboeken, dossiers, contracten etc op te slaan en te delen.

Al snel ontstaat de behoefte om documenten te gaan routeren of administratieve procedures te versnellen door ze middels workflows te automatiseren; routine-processen worden dan door Sharepoint aangestuurd, termijnen worden bewaakt en elke vervolgstap in het proces wordt als taak zichtbaar bij eindgebruikers. Workflow vormt vervolgens het fundament om op basis van managementrapportages procesverbeteringen door te voeren. Denk aan:

• accorderen van formele documenten zoals contracten inclusief digitale handtekening
• verwerken van aanvragen / vergunningen etc waarvoor interne of wettelijke prestatiecriteria gelden
• post- en factuurverwerking
• business support formulieren, zoals het proces “indiensttreding nieuwe medewerker” of “nieuw issue”

Sharepoint beschikt niet over workflowcapaciteit – wel over een zeer basale manier om documenten langs een sequentieel proces te routeren. Livelinkbeheerders zijn gewend aan de grafische wijze om snel processen te modelleren, zoals postverwerking, verwerken van allerlei aanvragen, accorderen van belangrijke documenten enzovoorts. Dergelijke workflowfunctionaliteit wordt niet door Microsoft geboden.
Talloze leveranciers storten zich op de “gaten” in de workflowfunctionaliteit van Sharepoint geïnspireerd door de gevestigde spelers zoals Open Text Livelink. Wij menen dat de volgende drie workflowsystemen voor Sharepoint op de “shortlist” horen:

• Nintex
• K2
• Open Text Process Centre (voorheen Captaris Workflow)

Nintex is het “lichtste” en goedkoopste product. Nintex richt zich op de brede laag Sharepointgebruikers die administratieve procedures en documentroutering willen toevoegen aan Sharepoint. Het draait niet op een aparte server en is daarom niet geschikt voor grote volumes.

K2 is een BPM-leverancier, workflows voor de high end markt met een aanzienlijke hoeveelheid branche-specifieke oplossingen. Ook K2 ziet dat de toenemende populariteit van Sharepoint vraagt om een product dat organisaties de mogelijkheid biedt om laagdrempelig kennis te maken met de voordelen van workflow. Het belangrijkste product van K2 – BlackPearl – is daarom geschikt gemaakt voor dit marktsegment als nieuw product: BlackPoint. Volledig gericht op Sharepoint met een snelle instap. Ook het licentiemodel past hierbij (lees: goedkoop instappen).

Het verschil met Nintex is dat K2 beter schaalbaar is, zowel performance-technisch als qua functionaliteit. K2 biedt bijvoorbeeld ook een oplossing voor het voldoen aan 21CFR part 11 voor klanten die moeten voldoen aan FDA-regels.

Open Text Process Centre is ook volledig gebaseerd op .Net en past zowel in het middensegment als de high end bedrijven en toepassingen. Het licentiemodel past hier ook bij, in tegenstelling tot het BPM product van Open Text. Open Text BPM is zuiver en alleen bedoeld voor de high end markt. In dit artikel gaan we verder niet op dit product in.

Gegeven de specifieke klantsituatie kunnen wij exact aangeven welk product het beste past. Workflow is typisch een functie die, eenmaal aangeschaft, voor tal van oplossingen zal worden gebruikt. Na enkele jaren uitfaseren is daarom kostbaar. Een goede productselectie verdient zichzelf terug. Daarom begeleiden wij onze klanten bij het uitvoeren van Proof of Concept pilots om een doordachte keuze te kunnen maken.
Sharepoint is een systeem dat functionaliteit biedt om digitale vormen van samenwerking mogelijk te maken. Voor veel midsize bedrijven biedt Sharepoint een goede opstap naar een serieus documentbeheersysteem. Grotere klanten die al beschikken over een volwaardig ECM-systeem zoals Filenet, Documentum of Livelink, verwachten ook de vruchten te plukken van Sharepoint: bredere gebruikersacceptatie en lagere operationele kosten.

Een sterk vereenvoudigde user interface en betere navigatie- en zoekmogelijkheden moeten meer gebruikers enthousiast maken over het toepassen van Livelink in hun dagelijkse werkzaamheden. Zie de Powerpoint “Overzicht verbeteringen in Livelink 10” voor een overzicht van de verbeteringen.